L’Assurance pratique : Lettre recommandée et COVID-19, comment faire ?

L’industrie de l’assurance est une grande consommatrice de lettre recommandée avec avis de réception pour son fonctionnement quotidien. Reste que les gestes barrières pour éviter la propagation du virus COVID-19 sont peu compatibles avec la procédure de remise de ce type de missives postales.
Une réponse a été apportée avec l’arrêté du 15 avril 2020 qui modifie les modalités relatives au dépôt et à la distribution des lettres recommandées en raison de l’épidémie de covid19. Ces dispositions dérogatoires sont applicables à compter du 17 avril et jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire (normalement le 24 mai 2020).
Le processus est donc le suivant.
Après s’être assuré oralement de la présence du destinataire, l’employé chargé de la distribution remet le pli, en fonction de l’adresse indiquée sur le pli, dans la boîte aux lettres du destinataire, et établit la preuve de distribution.
La preuve de distribution n’est plus la signature du destinataire mais une mention « procédure spéciale covid-19 » ainsi qu’une attestation sur l’honneur, émise par l’employé chargé de la distribution et attestant la remise du pli.
Dans l’hypothèse où la remise du pli dans la boîte aux lettres du destinataire s’avère impossible, l’envoi est déposé, en fonction de l’adresse indiquée sur le pli, près de la porte d’entrée.
Dans l’hypothèse où le destinataire est absent, le prestataire l’informe par tout moyen que l’envoi postal est mis en instance ainsi que du lieu où cet envoi peut être retiré.
Les envois mis en instance depuis le 20 mars 2020 seront conservés en instance pendant une durée égale à la durée d’application de l’état d’urgence sanitaire allongée de quinze jours ouvrables.
Au moment du retrait par le destinataire de l’envoi mis en instance, l’employé consigne un certain nombre d’informations mais doit signer à l’aide d’un code spécifique, à la place du destinataire ou son mandataire. Il ne peut être exigé de signature par le destinataire ou son mandataire d’un document sur quelque support que ce soit.
La preuve de distribution comporte également la date de présentation de l’envoi. Sauf réclamation formée par tout moyen, y compris par voie électronique, au plus tard à midi du deuxième jour ouvrable suivant la remise de l’envoi, la livraison est réputée conforme.
Jean-Charles Naimi, journaliste indépendant